Fallstudie

Digitalisierung und Automatisierung für eine integrierte, zentralisierte Performanceoptimierung der Kunden unseres Kunden

Kunde

Deutscher Mittelstand
Inhabergeführt | >150 Mio. EUR

Branche

Medizintechnik, B2B

Ausgangsituation
unseres Kunden

Margenverluste durch nicht anrechenbare Leistungen (ca. 7% der Leistungsnachweise) und hohe Prozesskosten waren nur zwei der wesentlichen Konsequenzen von manuell geprägten Prozessen durch nicht integrierte Systeme, große Papierstapel und hohe Fehlerquoten

Dies äußerte ich u.a. durch:

  • Hohe Zahl an individuellen Sonderaufträgen und Vertragsvereinbarungen führt zu fast unmöglicher Standardisierung
  • Viele manuelle Arbeitsschritte und Systembrüche
  • Extrem papierlastige Prozesse
  • Hohe Fehlerrate inkl. Margenverlust
  • Rechtsrisiko durch mangelnde Prozessqualität
  • Wachstumshemmnis und unmögliche Skalierung

Unser gemeinsamer
Lösungsansatz

Über einen interdisziplinären Ansatz zur Nutzung moderner Digitalisierungs- und Automatisierungsoptionen sowie der Entwicklung eines flexiblen Baukastens mit Standards und Standardabweichung haben wir uns gemeinsam dieser Herausforderung angenommen.

Im Detail haben wir das folgendermaßen umgesetzt:

  • Entwicklung von Standards inkl. Standardabweichungen für die Vertragsverhandlungen, die über 80% der Sondervereinbarungen abdecken konnten
  • Schulung und Dokumentation der neuen Standardprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette (nicht nur in den unmittelbar betroffenen Abteilungen)
  • Stufenweiser Einsatz und Roll-out einer adaptierten OCR-Lösung (optical character recognition / automatische Texterkennung) zur Vermeidung von manuellen Fehlern
  • Einwicklung und Einbindung einer individuellen Portallösung zur Dateneingabe- und
    -editierungsmöglichkeit für Kunden sowie zur Kundenbindung
  • Automatische Erstellung der abrechnungsrelevanten Dokumentationen

Das Ergebnis für
unseren Kunden

Sowohl die annähernd komplette Vermeidung der Margenverluste durch nicht anrechenbare Leistungsnachweise (Reduktion auf ca. 0,6%) als auch eine signifikante Reduktion der Papieranteile und der Medienbrüche sowie die neu geschaffenen Skalierungsmöglichkeiten waren neben der stark gestiegenen Rechtssicherheit Effekte mit großem Mehrwert.

Das Ergebnis setzte sich aus folgenden Teilergebnissen zusammen:

  • Signifikante Steigerung der Prozessqualität durch Reduktion der manuellen Arbeitsschritte
  • Vermeidung von Medienbrüchen durch Systemintegrationen
  • Reduktion der Papierstapel
  • Signifikante Reduktion der Fehlerraten und nicht anrechenbaren Leistungsnachweisen ((ca. 0,6%)
  • Schaffen freier Teamkapazitäten für wertschaffende Aufgaben wir Kundenbindung
  • Realisierung von Skalierungs- und Wachstumsmöglichkeiten
  • Deutlich gesteigerte Rechtssicherheit der Abwicklung durch Integration der Vertragskonditionen und Abwicklungsroutinen