Fallstudie

Digitalisierung und Automatisierung im Antrags- und Genehmigungsprozess von Hilfsmitteln (Himi) u.a. zum Schaffen freier Teamkapazitäten

Kunde

amerikanischer Weltkonzern
S&P 100, NYSE US 100 et al. | >30 Mrd. USD

Branche

Medizintechnik, Hilfsmittel, Diabetes

Ausgangsituation
unseres Kunden

Die Prozesse unseres Kunden waren durch manuelle Arbeitsschritte, nicht integrierte Systeme, große Papierstapel und hohe Fehlerraten in der Patientenversorgung und deren Abrechnung von medizinischen Hilfsmitteln im Diabetes-Bereich geprägt. Konsequenz: Umsatzverluste durch verlorene Aufträge (ca. 5% des Auftragseingangs) und reduzierte Marge durch hohe Absetzungsquoten (>8%)

Dies äußerte ich u.a. durch:

  • Manuelle Arbeitsschritte und Systembrüche
  • Große Papierstapel und hohe Fehlerraten
  • Verlorene Aufträge
  • Geringe Prozessqualität
  • Unmögliche Skalierung
  • Wachstumshemmnis
  • Hohe Absetzungsquoten

Unser gemeinsamer
Lösungsansatz

Interdisziplinärer Ansatz zur Nutzung moderner Digitalisierungs- und Automatisierungsoptionen in Verbindung mit dem Blick auf alle Prozesse der gesamten Wertschöpfungskette und deren Interdependenzen

Im Detail haben wir das folgendermaßen umgesetzt:

  • Interdisziplinärer Teamansatz mit Mitgliedern aus dem Kunden-, den Dienstleister- und unseren Teams.
  • Planung, Entwicklung und Erstellung eines „Proof of Concepts (PoC)“
  • Validierung des PoC in den vorab erstellen Business Cases
  • Vereinbarungen mit Kostenträgern zur Nutzung digitaler Datenaustauschformate
  • Stufenweiser Einsatz und Roll-out einer adaptierten OCR-Lösung (optical character recognition / automatische Texterkennung)
  • Vorbereitung einer Robotics-Erweiterung (RPA – robotics process automation) für anschließende Verbesserungsoptionen

Das Ergebnis für
unseren Kunden

Annähernd komplette Vermeidung der Umsatzverluste durch verlorengegangene Aufträge (Reduktion auf <0,2%), signifikante Reduktion der Absetzungsquoten (von >8 auf <3%) und der Papieranteile sowie freu gewordene Teamkapazitäten für Initiativen der Kundenbindung

Das Ergebnis setzte sich aus folgenden Teilergebnissen zusammen:

  • Signifikante Reduktion der manuellen Arbeitsschritte
  • Vermeidung von Medienbrüchen durch Systemintegrationen
  • Reduktion der Papierstapel
  • Signifikante Reduktion der Fehlerraten und Absetzungsquoten (<3%)
  • Schaffen freier Teamkapazitäten für wertschaffende Aufgaben
  • Realisierung von Skalierungs- und Wachstumsmöglichkeiten
  • Quasi keine verlorenen Aufträge mehr (<0,2%)
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