Fallstudie

Reset im Forderungsmanagement: klare Strukturen, Standards und neues Mindset durch Teamplay und Ausbildung

Kunde

amerikanischer Weltkonzern
S&P 100, NYSE US 100 et al. | >30 Mrd. USD

Branche

Medizintechnik, B2B

Ausgangsituation
unseres Kunden

Ungeklärte Verantwortlichkeiten über unterschiedliche Teams, Standorte und Länder hinweg, mangelnder Fokus auf das Forderungsmanagement und fehlende Prozessstandards führten zu überalterten Forderungen. Insgesamt drohten ca. 15 Mio € als uneinbringlich abgeschrieben werden zu müssen.

Dies äußerte ich u.a. durch:

  • Überalterten Forderungen in Summe von knapp 15 Mio. €
  • Knapp 50% dieser überalterten Forderungen waren über ein Jahr überfällig
  • Verantwortlichkeiten in 7 Teams (4 Standorte, 4 Länder) und unterschiedlichen Shared-Service-Einheiten waren ungeklärt
  • Prozesse und deren Beschreibungen bzw. Dokumentation fehlten,
  • Arbeitsanweisungen waren nicht vorhanden und verschärften die Undurchsichtigkeit der Situation

Unser gemeinsamer
Lösungsansatz

Die Entwicklung und Dokumentation von Prozessstandards, die Implementierung einer Root-Cause-Analysis sowie die regelmäßige Schulung der involvierten Teams i.V.m. mit einer offenen, transparenten Kommunikation trugen zum Kulturwandel bei.

Im Detail haben wir das folgendermaßen umgesetzt:

  • Entwicklung von Standardprozessen inkl. Dokumentationen und Arbeitsanweisungen
  • Entwicklung einer Priorisierungslogik zur Reihenfolge der Abarbeitung
  • Installation einer Task-Force zur fokussierten Bearbeitung der Forderungen nach der definierten Priorisierungslogik
  • Entwicklung einer Logik zur root-cause-Analysis und Installation dieser als wichtigsten Prozess
  • Installation eines Standardprozesses zur Umsetzung der Erkenntnisse aus der root-cause-Analysis und Vermeidung historischer Fehler in der Zukunft
  • Schulung der verantwortlichen Teams mit den Erkenntnissen aus der Task-Force
  • Teambuilding über Team-, Standort- und Ländergrenzen hinweg und Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses von angestrebten Zielen und gemeinsamen Erfolgen.

Das Ergebnis für
unseren Kunden

Deutlich weniger Forderungen als befürchtet mussten ausgebucht (<10%), deutlich mehr Forderungen als erwartet (>73%) konnten eingebracht werden. Die aktuelle Fehlerkultur sowie die team- und standortübergreifende Zusammenarbeit wurden zum Vorbild für anschließende Projekte unseres Kunden.

Das Ergebnis setzte sich aus folgenden Teilergebnissen zusammen:

  • 73% der überalterten Forderungen konnten eingebracht werden
  • Nur <10% der überalterten und ursprünglich als uneinbringlich klassifizierten Forderung mussten ausgebucht werden
  • Installierte und gelebte Standardprozesse zur initialen Fehlervermeidung, Fehlerbehebung und root-cause-Analysis führen dazu, dass nur noch unter 1% aller Rechnungsbelege falsch ausgestellt werden